코로나바이러스 사태에 대응하여 SAP는 2월 24일부터, 선제적으로 전원 재택근무를 시행함으로써 확진자 발생으로 인한 사무실 폐쇄를 막고, 업무상 반드시 출근해야 하는 경우에만 부분적으로 사무 실을 안전하게 이용할 수 있도록 하는 것이 최선이라고 판단했다. 가족돌봄, 특히 초중고등학교 입학 및 등교 일정이 연기됨에 따라, 육아를 병행할 수 있도록 하자는 것도 주요 고려사항이었다. 뿐만 아니라, 집단 감염을 예방하기 위해 고객 세미나나 행사도 연기 혹은 가상 행사를 통해 대체하고, 해외 출장이나 교육도 전면 중단 혹은 연기하였다. 하지만, 고객사에서 프로젝트를 수행하는 직원의 경우 계약 관계 상 이를 중단할 수 없어 마스크를 제공하는 등 고충사항을 해결해 줄 수 있도록 하였다. 매주 금요일 리더십팀에서 상황변화를 주시하며 재택근무 연장 여부를 결정하고, 이에 따라 공지하고 있다.

사실 SAP와 같은 글로벌 회사에서 Remote Working(원격근무)은 직원들에게 생소한 근무 형태는 아니다. 직원의 절반 이상이 본인의 상사 혹은 협력해야 할 동료가 외국에 있기 때문에, 사무실에서 업무를 수행하더라도 Conference Call 또는 화상회의를 통해 해외 각지 직원들과 Remote로 커뮤니케이션 및 협업을 하는 것은 일상 적인 모습이다. 하지만 전 직원이 재택근무를 하게 되면서, 국내 직원들 간의 Remote Working은 또 다른 생소한 경험이 되고 있다. 첫주에는 미팅초대에 대면 미팅을 위한 미팀룸 정보만 포함되어 있고, 원격 접속을 위한 접속정보가 빠져있어서 이를 셋팅하느라 미팅이 지연 되기도 하고, 누가 사무실에서 대면 미팅에 참석하고 누가 온라인으로 접속했는지 출석 확인을 하기도 하고, 꼭 필요한 정례 미팅 외에는 상황이 정상화된 이후 대면 미팅으로 미루려고 하는 경향 이 보여 긴밀한 커뮤니케이션이 지연되는 듯하기도 했다. 하지만, 두 번째 주부터는 빠르게 적응되어 모든 미팅에 미팅룸 대신에 원격 접속정보가 포함되고, 사무실에 출근한 사람도 여러 사람이 모인 미팅룸이 아닌 독립된 공간에서 온라인으로 접속을 하는가 하면, 정례 미팅 외에 다양한 부수적인 미팅과 협업들이 온라인으로 속속 재개 되었다. 기존에는 재택근무를 소수 직원의 필요에 의해 회사와 동료가 배려해 주는 근무환경으로 고려했었다면, 이제는 Remote Working이 미래 근무환경에서 대안이 될 수 있을 것인가에 대한 다양한 관점의 논의와 함께, 보완할 부분을 인식하고 이에 대한 준비를 할 수 있는 계기가 되었다.

Remote Working에 필요한 다양한 협업 도구활용 Tips 교육

재택근무에 사용될 Calendar, Microsoft Teams, Skype Business, JAM 등을 평소 자주 사용하기는 하지만, 다양한 기능 및 사례별 활용 Tips에 대한 교육을 정확하게 시켜놓는 것이 원격근무의 생산성을 높이는 데 가장 기본이다. 평소 원격근무가 잦았던 만큼이 부분에 대한 애로사항은 거의 없었다. Calendar 공유를 통한 각자의 일정 공유, Skype Business를 이용한 실시간 채팅 및 전화 통화, Microsoft Teams나 Skype Business를 이용한 화상 미팅 및오디오 미팅, JAM을 이용한 실시간 자료 공유뿐만 아니라 Hands On이 필요한 고객 워크숍까지도 원격으로 진행하는 데에 전혀 문제가 없었다. 고객사 워크숍 리딩을 위해 한국에 방문하기로 했던 외국 컨설턴트의 출장이 취소되어 시스템 데모와 Hands On 실습, 실시간 질의 응답과 토론까지 포함된 2일간의 Technical Workshop도 즉각적으로 원격으로 변경되어 실시하였지만, 수행에 있어서 큰 불편함이나 문제가 없었다는 사실에 참가자들이 무척 흥미로워했다.