슬기로운 직장생활
면담은 구성원의 업무 성과를 높이는 최고의 방법이다. 면담이 잘이뤄지면 구성원 육성은 물론, 리더와 구성원 간의 신뢰 수준도 자연스럽게 올라간다. 하지만 구성원과 면담을 하지 않는 리더도 더러 있다. 왜 구성원과 면담을 하지 않느냐고 물으면 딱히 할 말이 없다 답한다. 중요성은 잘 알지만 방법을 모르는 리더도 많다. 질책이나 잔소리만 늘어놓거나, 자신의 무용담을 일장 연설하는 경우가 이에 해당한다. 이런 식의 면담은 구성원들이 기피할 것이고, 리더도 구성원들에게 피드백할 기회가 사라져 업무 성과를 떨어뜨리게 된다.
효과적인 면담을 하고 싶다면 다음의 세 가지를 피하도록 하자. 첫째, 사전 계획 없이 갑자기 구성원을 부르지 말자. 갑자기 불러내어 면담 자리를 가지면 리더와 관계가 좋든 나쁘든 많이 당황할 것이다. 이런 상태에서는 자신의 생각을 제대로 말할 수 없을 것이다. 둘째, 딱딱한 표정을 짓지 말라. 구성원 입장에서는 면담 자리가 불편할 수밖에 없는데, 자신을 바라보는 리더가 딱딱한 표정을 짓고 있다면 더더욱 예민해질 수밖에 없을 것이다. 나쁜 이슈에 대해 이야기해야 하는 상황일지라도 부드러운 표정으로 구성원을 안심시켜 주는 것이 필요하다. 셋째, 면담 내내 리더만 일방적으로 말하지 말자. 쌍방이 동등하게 서로의 생각을 주고받는 대화가 이루어져야 좋은 면담인데, 리더가 자기 생각만 일방적으로 쏟아놓는 것은 구성원들에게 반발심을 불러일으킬 가능성이 크다.
그렇다면 리더가 면담을 잘하려면 구체적으로 어떻게 해야 할까. 첫째, 사전에 시간을 정하고 면담에서 어떤 주제로 이야기를 나눌 것인지 공유해야 한다. 이것을 Agenda Setting이라고 한다. 면담의 주제는 구성원의 주요 업무와 관련된 이슈나 어려움을 주제로 잡으면 된다. 둘째, 면담 전에 미리 질문 리스트를 준비하라. 상황별로 활용할 수 있는 질문 리스트를 미리 만들어 두면 면담이 리더의 일장 연설이 되지 않도록 하는 데 도움이 된다. 셋째, 면담 초반에 편안한 분위기를 조성해야 한다. 어떤 이야기도 나눌 수 있는 편안한 분위기를 만들어야 서로에게 불편할 수 있는 말도 꺼낼 수 있다. 이를 위해 사무실이 아닌 회사 근처의 카페를 활용하는 것도 좋다. 또한 구성원이 말할 때 눈을 마주치며 고개를 끄덕이는 등의 리액션을 통해 구성원이 ‘공감 받고 있다’라는 느낌을 주는 것도 중요하다. 넷째, 함께 해결 방안을 모색해 주어야 한다. 구성원에게 “혹시 내가 도와주어야 할 일은 없을까?”라고 의견을 물어보는 것이다. 만약 구성원이 “괜찮습니다”라고 답한다면, “혹시 업무를 하다가 어려운 점이 생기면 언제든지 이야기해요. 내가 도울 수 있는 방법을 같이 찾아볼게요.”라고 얘기해보자. 마지막, 면담 마무리는 구성원이 하도록 하자. 면담을 통해 결정된 사항이나 향후 팔로업 방안을 구성원이 스스로 마무리하도록 하면, 리더에게 지시 받은 느낌이 아니라 구성원 스스로 약속을 한 것으로 느끼게 된다. 또한 서로가 결정 사항을 동일하게 이해했는지 자연스럽게 확인도 될 것이다.
면담(코칭)은 한마디로 리더가 성과 창출을 위해 해야 하는 가장 중요한 활동이라고 할 수 있다. 구성원도 육성하고 성과도 이끄는 코칭 면담, 앞으로 적극 활용해 보면 어떨까.