1990년대에는 한글, 오피스를 배워야 했고, 2000년대 초에는 인터넷을 모르면 안 되었고, 지금은 모바일을 제대로 활용할 줄 알아야 하는 시대가 되었다. 업무와 스마트기기는 어느덧 떼어 놓고 생각할 수 없는 시대가 도래한 것이다. 하지만 소셜미디어의 홍수 속에 인터넷 중독, 스마트 폰 중독 등의 부작용이 사회현상으로 나타나고 있는 것 또한 사실이다. 자, 이제 자신에게 한 번 물어볼 일이다. 자신에게 도움이 되는 방향으로 주도권을 빼앗기지 않고 스마트기기를 잘 활용하고 있는지 말이다. 그렇다면 스마트기기를 잘 활용하려면 어떠한 노력을 해야할까? 첫째, 유입되는 정보를 관리하는 시스템을 만든다. 회의 시간과 거래처 전화번호를 기록하고, 수십 건의 메일을 처리하며, 업무지시사항을 기록하는 등 유입되는 정보들을 모두 어떻게 통합시켜 관리할 것인가가 중요하다. 어디에 기록해 두었는지 모를 중요한 약속시간을 확인하기 위해 메모지, 스마트 폰, 다이어리 모두를 뒤져봐야 한다면 어떤 일이 생기겠는가? 중요한 것은 내가 활용하고자 할 때 바로 쉽게 찾을 수 있도록 나만의 통합된 관리 시스템을 가져야 한다는 것이다. 다이어리를 활용할 수도 있고, 스마트 폰 어플리케이션을 활용할 수도 있을 것이다. 둘째, 자동분류 시스템을 만든다. 매일 아침 당신은 몇 건의 메일을 받는가? 직장인들은 평균적으로 80건 이상의 메일을 매일 받고 있다고 한다. 하지만 그 중에서 나에게 꼭 필요한 메일은 불과 몇 건 되지 않는다. 나에게 중요한 메일들만 자동 분류되어 확인할 수 있다면 일일이 불필요한 메일을 확인하는 시간낭비, 에너지 낭비를 줄일 수 있을 것이다. 우리가 직장생활에서 흔히 사용하고 있는 Outlook 등에서는 메일을 필터링하는 규칙을 적용하는 시스템을 지원하니 적용 해봄직하다. 셋째, 생산성 가속기를 활용한다. 요즘엔 생산성을 향상시켜주는 어플리케이션이 끊임없이 나오고 있다. 나에게 필요한 어플리케이션을 잘 활용할 수 있다면 업무 성과를 더욱 높일 수 있다. 또한 트위터, 블로그, 페이스북 등 소셜미디어는 전 세계 사람들이 서로 공통의 목표와 관심사를 공유할 수 있게 해준다. 하지만 불행하게도 많은 사람들이 시간을 낭비하게 하는 유혹에 빠져 소셜미디어를 시도 때도 없이 달고 산다. 자 이제 몇 가지 원칙을 세워 소셜미디어를 활용하는 지혜를 가져보자. 1. 분명한 목적을 가지고 참여한다. 2. 목표 달성에 도움을 주는 소수의 사이트만 이용한다. 3. 적극적, 소극적, 관찰자적 참여수준을 선택한다. 4. 소셜미디어를 방문하는 시간대를 설정한다. 테크놀로지는 탁월한 성과를 내는 데 가장 유용한 도구이자 지원군이다. 하지만 분명한 목표가 사라지는 순간 달콤한 유혹으로 다가오는 ‘시간 도둑’이자 ‘에너지 도둑’이 되어 버리기도 한다. 나만의 테크놀로지 시스템을 만드는 것은 약간의 시간을 투자해야 한다. 하지만 시간을 투자한 결과를 살펴보면 투자할 만 한 가치가 있다는 것을 바로 알게 될 것이다.
- 2013년 11월호, 제105호
- 입력 -0001.11.30 00:00