해고 사유 ․ 시기의 서면통지

사용자가 근로자를 해고하기 위해선 해고 사유와 시기를 서면 으로 통지해야 하며 이를 위반한 경우 근로자에 대한 해고는 무효가 됩니다.

근로기준법 제27조에 따라 사용자는 근로자를 해고하려면 해고 사유와 시기를 서면으로 통지해야 하며, 근로자에 대한 해고는 해고 사유 및 시기를 서면으로 통지해야만 효력이 있습니다. 따라서 근로자에 대한 해고 사유가 정당하다고 하더라도 서면통지를 하지 않은 경우 근로기준법 제27조 제2항 위반으로 당해 해고는 무효가 됩니다.

이러한 해고 사유 및 시기의 서면통지는 사용자로 하여금 근로자를 해고하는데 신중을 기하게 함과 아울러 해고의 존부 및 시기와 그 사유를 명확하게 하여 사후에 이를 둘러싼 분쟁이 적정하고 용이하게 해결될수 있도록 하기 위함이다. 근로자에게도 해고에 적절히 대응할 수 있게 하기 위한 취지로서, 무분별한 해고 남용을 방지하여 근로자의 권익을 보호하기 위한 규정이라고 할 수 있습니다.

한편 해고 사유 등의 서면 통지와는 별도로 근로기준법 제26조에 따라 사용자는 근로자를 해고하려면 30일 전에 예고를 하거나, 예고를 하지 않았을 경우 30일분 이상의 통상임금을 지급하여야 합니다. 이러한 해고예고는 서면통지와는 다른 별개의 행위인데, 2014년 4월 23일부터 시행된 근로기준법 제27조 제3항에서는 해고예고를 해고 사유와 시기를 명시하여 서면으로 한 경우에 적법한 서면통지를 한 것으로 간주하여, 별도의 서면통지 의무를 면제해주고 있습니다. 단, 동 조항은 해고예고를 서면으로 한 경우에 유효한 것으로서 사용자가 해고예고 대신 해고 예고수당(30일분 이상의 통상임금)을 지급한 경우에는 별도의 서면통지 절차를 거처야 함을 유의하시기 바랍니다.

서면통지의 대상은 사실상 해고로 볼 수 있는 모든 근로관계의 종료에 적용되므로, 사용자가 해고로 판단하지 않고 서면 통지를 생략했으나, 추후 해고로 인정된 경우에도 서면통지 위반에 해당할 수 있습니다.

서면통지를 해야 하는 경우는 근로관계 종료 사유 중 ‘해고’에 해당하는 경우로서 징계 해고, 경영상 해고, 통상 해고는 물론 당연 퇴직 등 사실상 해고로 판단할 수 있는 모든 근로관계 종료에 적용됩니다. 따라서 사용자가 해고로 보지 않고 서면통지를 생략했으나, 추후 해고로 인정된다면 이 또한 서면통지 위반에 해당할 수 있습니다. 예컨대, 사용자는 근로자가 자진 사직 했다고 주장하나 사실상 해고인 경우, 기간제 근로자의 계약갱신거절에 합리적 이유가 없는 경우, 인사규정에 의한 당연퇴직처분이 해고로 인정된 경우 등이 이에 해당합니다.

특히 최근 대법원은 시용근로관계에서 시용근로자에 대한 사용자의 본채용 거부는 사실상 해고로 볼 수 있으므로, 근로자에게 단순히 ‘시용 기간의 만료로 해고한다’는 취지로 통지한 것은 해고 사유 등의 서면통지 규정을 위반한 절차상 하자가 있어 당해 본채용 거부는 효력이 없다고 판시한 바 있습니다. 즉, 시용근로자에 대하여 본채용을 거부하면서 단순히 ‘시용기간의 만료로 근로관계를 종료한다’고 통지하는 것은, 서면 통지의무 위반에 해당할 수 있으므로, 본채용 거부 사유를 구체적으로 기재해 서면통지 해야함을 기억하시기 바랍니다.

대법원은 해고 사유를 구체적으로 기재하지 않고 징계대상 자가 위반한 취업규칙 등의 조문만을 나열하는 경우에는 해고서면통지로 충분하지 않다고 판단했습니다.

서면통지의 대상이 되는 해고 사유와 관련하여, 대법원은 사용자가 해고서면통지를 할 때에는 근로자의 처지에서 해고 사유가 무엇인지 알 수 있도록 그 사유가 구체적으로 기재되어야 한다는 입장을 제시했습니다. 특히 징계 해고의 경우에는 해고의 실질적 사유가 되는 구체적 사실 또는 비위 내용을 기재하여야 하며 징계대상자가 위반한 취업규칙 등의 조문만 나열하는 것으로는 해고서면통지로서 충분하지 않다고 판단했습니다. 즉, 판례에 따르게 되면 해고서면통지 시 단순히 ‘취업규칙 제ＯＯ조 위반’으로 해고 사유를 나열하는 것은 절차 위반으로 부당해고에 해당될 가능성이 높다 할 것입니다.

원칙적으로 이메일이나 문자메시지 등을 이용한 통지는 해고서면통지로 인정될 수 없으나, 최근 대법원은 예외적으로 일정한 경우에 한해 이메일을 통한 서면통지가 유효할 수있다고 판단했습니다.

일반적으로 서면이란 종이로 된 문서를 의미하므로 이메일이나 문자 메시지 등을 이용한 통지는 원칙적으로 해고서면통지로 볼 수 없습니다. 따라서 이메일·문자메시지 등을 통해 해고 통지를 한 경우에는 절차위반으로 부당해고에 해당할 수 있습니다.

한편 최근 대법원은 서면이란 일정한 내용을 적은 문서를 의미하고 이메일 등 전자문서와는 구별되지만, ① 이메일의 형식과 작성 경위 등에 비추어 사용자의 해고 의사를 명확하게 확인할 수 있고, ② 이메일에 해고 사유·시기에 관한 내용이 구체적으로 기재되어 있으며, ③ 해고에 적절히 대응하는 데에 아무런 지장이 없는 등 해고서면통지의 역할과 기능을 충분히 수행하고 있다면, 근로자가 이를 수신하여그 내용을 알고 있는 이상 이메일을 통한 통지가 해고서면통지로서 유효할 수 있다고 판단하였습니다.

즉, 해당 판례에서는 이메일에 해고 사유․시기가 구체적으로 기재되어 있어 사용자의 해고 의사를 명확히 확인할 수 있고 근로자가 해고에 적절히 대응하는데 아무런 지장이 없는 등 이메일 통지 자체가 해고서면통지의 기능을 충분히 수행하고 있다면, 전자문서에 의한 통지라는 이유만으로 서면통지가 아니라고 할 수는 없으므로 이메일을 통한 해고 통지가 예외적으로 유효하다고 한 것입니다. 따라서 위 판례는 무조건적으로 이메일에 의한 통지가 해고서면통지로서 유효하다고 판단한 것이 아님을 유의하시기 바랍니다.

또한 앞선 판례에서 언급한 대로 이메일을 통한 해고 통지는 예외적인 경우에 한하여 해고서면통지로 인정될 수 있기 때문에, 판례의 취지를 확대해석해 이메일로 섣불리 해고 통지를 하는 것은 지양하셔야 합니다. 따라서 사용자의 기명이나 날인이 표시된 서면을 직접 교부하거나 등기우편으로 송부하는 등의 방식을 통해 해고서면통지 절차를 진행하는 것이 바람직할 것으로 보입니다.

결론

서두에 말씀드린 바와 같이 근로기준법 제27조에서는 해고 사유와 시기를 명시하여 서면으로 통지하도록 강제하고 이를 해고의 효력 요건으로 정하고 있습니다. 즉, 해고의 정당한 사유가 있더라도 서면으로 이를 통보하지 않으면 그 해고는 무효가 됩니다. 따라서 사용자는 해고서면통지 시 해고의 동기 또는 원인이 되는 진정한 해고 사유를 기재하여야 하며, 해고 시기 또한 구체적인 날짜를 서면에 기재하여야 합니다.

또한 해고 사유와 관련하여 판례는 해고 사유를 구체적으로 기재하지 않고 근로자가 위반한 취업규칙 등의 조문만을 나열하는 경우에는 해고서면통지로 충분하지 않다고 판단하였는바, 단순히 ‘취업규칙 제ＯＯ조 위반’으로 해고 사유를 나열하기보다는 해고의 실질적 사유가 되는 구체적 사실 또는 비위 내용을 명확히 기재하는 것이 바람직할 것으로 판단됩니다.

한편 서면통지의 방법으로 이메일 등을 통한 통지가 해고서면통지로 인정될 수 있는지 문제 되는바, 판례는 일정한 경우에 한해 이메일에 의한 통지가 해고서면통지로서 유효할 수 있다고 판단했습니다. 그러나 판례에 따르더라도 이메일을 이용한 해고 통지는 예외적인 경우에 한해서만 인정될 수 있고, 실무적으로도 이메일 ․ 문자메시지 등을 통한 해고 통지는 해고서면통지로 인정하지 않는 경향이기 때문에, 원칙에 맞게 사용자의 기명이나 날인이 표시된 서면으로 해고 통지 절차를 진행하는 것이 향후 분쟁 방지를 위해 바람직하다고 할 것입니다.