COVID-19 확산에 따른 새로운 작업 공간(New Workplace)으로의 전환

COVID-19라는 경험해 보지 못했던 유행병이 전 세계적으로 경제적, 사회적 변화를 주도하고 있는 상황에서, 기업들이 바이러스의 확산을 막기 위해서 전례 없는 조치들을 취하고 있다. 출장을 제한하고 대형 행사를 취소하는 것 외에도 이제는 일하는 방식을 전환하는 기업이 늘고 있다. 생산직 근로자는 물론 의료진 등 조직적으로 일해야 하는 인력들은 여전히 현장에서 일하고 있지만, 직원들 대다수는 원격근무를 권유 받거나 강제적으로 재택근무를 강요 받았다. 기업들은 이처럼 일하는 방식의 변화가 불가피한 상황에서, 전통적인 물리적인 작업 공간(Workplace)과는 다른 새로운 작업 공간(New Workplace)으로 전환을 어떻게 할지 고민하고 있다.

이와 같이 용어로서의 “새로운 작업 공간”은 오래된 개념이며, 현재는 새로운 작업 공간의 의미를 디지털 작업 방식으로의 전환에 대한 의미로 더 많이 받아들이고 있다. 지난 몇 달 동안 많은 조직이 완전히 원격으로 작업할 수 있도록 빠르게 전환하고, 동적이면서, 가상의 비즈니스를 지원할 수 있는 기본적 환경을 구축하고 있다. 하지만 어떤 조직에서는 전환이 순조롭지만, 다른 조직에서는 그렇지 않다. 예를 들어 디지털 도구를 활용하여 일하는 것이 효과적이 였음에도 불구하고, 원격 또는 가상 공간에서 일하는 데 익숙하지 않았던 일부 리더들에게는 직원들이 원격으로 일하는 것에 대한 신뢰 문제(통제력 상실의 느낌으로 이어짐)가 대두되고 있다. 직원들도 원격으로 일을 한다는 것은 새로운 환경에 적응해야 한다는 것을 의미하며, 그것은 집과 같이 사무실과 다른 집중하기 어려운 환경에서 일련의 ‘산만함’과 싸우고, 일과 사생활의 혼재를 경험하는 것을 의미한다. 이러한 새로운 상황에서 계속 효율적으로 일하고 가치를 창출하기 위해서는 조직들이 직원들의 구체적인 상황과 요구를 이해하고, 수용하고, 지원할 필요가 있다. 이를 위해서는 원격 또는 가상의 작업 공간에서 일한다는 것에 대해서 직원들이 겪고 있는 문제를 파악하고 해결할 수 있도록 해야 한다. 흔히 발생할 수 있는 일반적인 문제들은 아래와 같다.

• 집에서 원격으로 작업하는 것은 예를 들어 주의를 원하는 아이, 개 짖는 소리 등 새로운 ‘진통’과 싸우는 것을 의미한다.
• 회의나 워크숍 등이 가상화된 공간에서 진행되므로 자발적이지 못하거나 책임감이 결여될 수 있다.
• 기술적 문제로 인해 일부 직원이 작업을 완료하지 못하거나, 가상 작업 도구의 모든 기능을 사용하지 못해 효율이 떨어진다.
• 대면 상호작용보다 모니터 스크린에 출연하는 것이 더 피곤하기 때문에 주의력을 감소시킨다.
• 직원은 동료 및 리더와 직접 접촉할 수 없으며, 단절되거나, 창의성이 떨어지거나, 생산성이 떨어진다고 느낄 수 있다.
• 원격으로/집에서 근무하면 종종 일과 사생활을 분리하지 못하게 되며, 일부 직원은 마감일까지 작업을 끝내지 못할 수 있다.

이러한 문제를 해결하기 위해서는 새로운 작업 공간에서 일하는 것에 대한 Best Practice를 우선 정립해야 할 필요가 있다. 이러한 Practice들은 직원들이 혼자, 가상의 공간에서 일할 때 겪는 문제들을 해결하는 데 도움을 줄 수 있다.

• 직원 모두가 조직적이고 조용한 작업 공간을 준비하고 현 상황에서 피할 수 없는 ‘산만함’을 받아들이도록 독려한다.
• 가상 공간에서의 회의, 워크숍 진행의 장점(예: 실시간 시각화 및메모 작성)에 집중하도록 한다.
• 모든 직원이 가상의 공간에서 사용되는 기술과 도구를 사용법을 숙지하도록 하고, 조직은 예상치 못한 기술적 문제를 해결하기 위한 신속한 지원을 제공한다.
• 컴팩트한 미팅이 진행되도록 스케줄링, 미팅 중간 브레이크 세션 설정 등을 통해 피로감을 줄이고, 집중력을 잃지 않도록 한다.
• 사회적 단절을 피하기 위해, 화상 통화를 장려하고, 동료 및 리더와의 잦은 연락을 할 수 있도록 한다.
• 개인 취향 및 회사 문화도 반영하여 편안하고 알맞게 옷을 입도록 한다.
• 물리적인 작업 공간을 전용 작업 공간으로 설정하고, 항상 정돈한다.
• 일과 삶의 균형을 유지할 수 있도록 지속적으로 안내한다.

직원들이 새로운 작업 공간에 적응할 수 있도록 Practice를 만들고 유도하더라도 기술적으로 뒷받침된 가상의 작업 공간이 구축되지 못한다면, 직원들이 겪고 있는 일의 효율성 저하나 피로감을 극복할 수 없다. 가상의 작업 공간을 만들기 위해서는 Virtual Facilitation, Communication 등 영역별로 도입 목표, 복잡성, 사용 자의 선호도 등에 따라 다음과 같은 점이 고려되어야 한다.

Virtual Facilitation
• 원격에서의 작업을 위해서는 브레인스토밍, 계획 수립, 의사 결정, 투표 등의 기능에 대한 도입이 필요, 이러한 기능을 이용하여 가상의 화이트보드, 여론 조사 등과 더 많은 상호 작용을 할 수 있고 미팅을 구조화하거나 및 좀 더 많은 효과성 보장(Tool: MURAL, retrium, MS Teams, klaxon, miro, STORMZ)

Virtual Communication
• 다양한 대상에게 정보를 공유하고 피드백을 체계적으로 받는 것이 더욱 중요, 화상 회의, 그룹 채팅, 가상현실 툴로 양방향 소통이 가능하도록 해야 함(Tool: Skype, Zoom)

Virtual Presentation & Meetings
• 가상의 공간이라도 회의와 발표는 계속해서 효과적인 의사 조정 수단이 될 것, 기존 미팅을 가상으로 대체하는 것을 고려하여 Q&A 기능과 화이트보드 템플릿을 사용하여 주제에 따라 민첩하게 대처할 수 있는 툴을 도입하는 등 새로운 형태의 회의나 발표를 할 수 있도록 해야 함(Tool: Conceptboard, workplace, slack)

Virtual Project Management
• 프로젝트 관리에서는 문서 공유가 원격 작업 시에도 여전히 과제이자 핵심 성공 요인, 파일 공유 및 공동 보고서 작성은 모든 회의의 DNA가 되어야 함(Tool: Teamwork, Confluence, Jira)

우리는 위와 같이 새로운 작업 공간을 통해서 개인과 조직이 가상 공간에서 연결되어, 협업, 가치 제공을 가능하게 하여야 하며, 이를 가속화할 수 있는 디지털 플랫폼과 기술을 적절하게 조합할 수 있도록 해야 한다. 그리고 가상의 새로운 작업 공간 구성에 필요한 Tool의 도입을 위해서는 기술적인 몇 가지 중요한 사항을 반드시 검토하여야 한다. 첫 번째는 보안성(Confidentiality)이다. 개인 정보및 기업의 독점적 정보를 보호하기 위해서 정보 접근 및 공개에 대한 제한 사항을 반드시 확인해야 한다. 두 번째는 무결성(Integrity)이다. 데이터 무결성을 포함한 부적절한 정보 수정 또는 삭제를 방지하고, 데이터가 무단 변경되지 않았는지 확인하며, Tool(시스템) 자체에 대한 무결성이 보장되어야 한다. 마지막으로 가용성(Availability)이다. 가상의 Tool과 정보에 대하여 시기적절하고 신뢰할 수 있는 접근 및 사용이 보장되어야 한다.

앞으로 우리는 가까운 장래에 COVID-19가 회복되는 단계에서, 가상 공간에서의 일과 현장에서 해야 하는 일이 혼재되는 것을 경험하게 될 것이며, 개인과 조직에 따라서 작업 공간을 선택해야 하는 시점에 마주치게 될 것이다. 예를 들면 특정 직무에 대해서는 가상의 작업 공간에서 실제 물리적인 작업 공간으로 돌아가는 것이 권고될 수 있지만, 이 시점에서 개인적인 선호도를 어느 정도의 감안해야 하는지 검토와 선택이 필요하다. 기존 방식으로 되돌아는 가는 것에만 집중하여 비효율적인 방법이 선택이 되지 않도록 주의해야 하며, 이는 지난 몇 달 동안 조직이 경험하고 배운 모든 것을 활용하지 못하게 할 것이기 때문이다.

원격근무와 사무실 근무의 균형을 어떻게 맞출 것인가? 어떻게 최적화할 것인가? 라는 질문이 우리에게 또다시 고민해야 할 주제로 다가오고 있다.