연차휴가 사용촉진제도

Q. 중소기업에 재직 중인 인사담당자입니다. 직원들의 연차 사용률이 낮아 연차휴가 사용촉진제도 도입을 검토 중인데요. 제도 적용 시 구체적인 절차와 반드시 지켜야 할 요건은 무엇인가요? 촉진 절차를 거친 경우 미사용 연차에 대한 수당 지급 책임이 면제되는지도 궁금합니다.

A. 근로기준법 제61조에 따른 연차휴가 사용촉진제도란, 근로자의 휴식권을 보장하고 연차휴가 사용을 장려하기 위한 제도로, 휴가 사용 기간이 만료되기 전 근로자에게 연차휴가를 사용하도록 미리 알리는 것을 의미합니다. 사용자가 연차휴가 사용 촉진 절차를 정당하게 거친 경우, 근로자가 연차유급휴가를 사용하지 않더라도 그 미사용 연차휴가에 대한 사용자의 금전 보상 의무가 면제되는 제도입니다. 다만, 사용자에게 연차 사용 촉진을 해야 할 의무가 있는 것은 아니며, 연차 사용 촉진을 할 것인지는 사용자가 선택할 수 있는 사항입니다.  연차휴가의 사용 촉진 시기는 근로자의 재직기간(1년 이상/1년 미만)에 따라 달라집니다. 우선 1년 이상 근로자(연차 15개 발생)의 경우, 근로기준법 제61조 제1항 제1호에 따라 사용자는 연차가 소멸하기 6개월 전에 1차로 근로자에게 남은 휴가 일수를 알려주고 근로자가 사용 시기를 지정·통보하도록 촉구해야 합니다. 근로자는 알림을 받은 날로부터 10일 이내에 휴가 사용 시기를 회사에 통보해야 하는데, 기한 내에 근로자가 연차 사용 시기를 알리지 않았을 경우 제2호에 따라 사용자는 연차 소멸 2개월 전까지 근로자에게 연차 사용 시기를 정해 서면으로 통보해야 합니다.  1년 미만 근로자(연차 11개 발생)의 경우, 1개월 개근 시 1일씩 연차휴가가 발생하는데, 각각의 연차휴가 발생 시기가 다르기 때문에 사용 촉진 통보 시기도 다릅니다. 근로자가 1차 촉진일로부터 10일 이내에 사용 시기를 통보하지 않는 경우, 근로기준법 제61조 제2항 제2호에 따라 연차 9개에 대한 2차 촉진은 12월 31일의 1개월 전까지, 연차 2개의 2차 촉진은 12월 31일의 10일 전까지, 사용자는 근로자에게 연차 사용 시기를 정해 서면으로 통보해야 합니다. 촉진 방법과 관련하여, 근로기준법은 사용자가 근로자에게 미사용 휴가의 사용 시기를 정하여 서면으로 통보해야 한다고 규정하고 있습니다. 이때, 서면에 전자결재 시스템이 포함되는지 문제되는데, 행정해석은 ‘서면’이란 원칙적으로 종이로 된 문서를 의미하되, 다만 전자문서는 회사가 ①전자결재 체계를 완비하여 ②전자문서로 모든 업무를 관리하는 경우 예외적으로 가능하다고 볼 수 있다고 하였습니다(근로개선정책과-1128, 12.2.7). 근로자가 <2차 촉진>을 받고도 사용자가 지정한 연차사용시기에 출근한 경우, 판례는 사용자가 유효하게 연차휴가 사용 촉진을 진행하기 위해서는 근로자가 휴가일에 근로한다는 사정을 인식했다면 ①근로자에게 노무의 수령을 거부한다는 의사를 명확하게 표시해야 하고 ②근로자에 대해 일체의 업무 지시를 하지 않아야 한다고 판시하고 있습니다(대법원 2019다279283 판결). 만약, 사용자가 근로자가 <2차 촉진>에 따른 연차사용일에 출근한 것을 인식하고도 노무 수령 거부의사를 밝히지 않고 노무를 수령받은 경우 사용자는 이날에 대해 연차를 지급하거나 연차 미사용 수당을 지급해야 합니다.